В пятницу не просто так проводили опрос про хранение договоров после их подписания. Сегодня хотим поговорить про управление обязательствами в компании. Дело в том, что подходы к хранению — основа для такого управления.
Пока что в большинстве компаний управление обязательствами или post-signature management находится на базовом уровне. Лучший результат у сетевой папки (чаще всего с морем файлов). Второе место взяли те, кто не знает, как у них устроено управление обязательствами. На третьем месте ERP (к ним мы относим и СЭД, но, возможно, если бы прямо это написали, вариант был бы более популярным).
С настроенным контролем обязательств:
✅ снижается риск неустоек за просрочку обязательств; ✅ юристы и менеджеры меньше пропускают другие важные сроки (например, подачи претензии); ✅ можно избежать автоматическое продление ненужных договоров; ✅ легче обнаружить, когда обязательства по одним договорам начинают противоречить другим (например, когда без согласия банка нельзя заключать сделки выше определённой суммы); ✅ появляются массивы данных, которые показывают реальное состояние обязательств после заключения договора.
Поэтому отслеживать ковенанты нужно.
Можно начать хотя бы с простых эксель-таблиц для самых важных категорий договоров. На более продвинутом уровне это автоматизируется с помощью ERP-систем (SAP, Oracle) или таск-трекеров вроде Jira. Среди legaltech-решений один из лидеров — Ironclad.
Но в любом случае качественное решение —
📌 общее хранилище данных для всех подразделений; 📌 расширенные возможности поиска (чем больше фильтров, тем лучше); 📌 категоризация обязательств и их учёт, где возможно отслеживать исполнение обязательств обеими сторонами; 📌 автоматический поиск ковенант; 📌 ключевые параметры; 📌 стандартизация блоков регулирования.